自宅での作業に飽きた人に伝えたい「最新テレワーク仕事術」

コロナ禍が変えたワークスタイル　場所とＩＴグッズ、サービスにこだわれば、これまで以上に快適に

2021年02月14日

緊急事態宣言が発令されて約１ヵ月が経過し、さらに１ヵ月延長されることになった。飲食店への時短要請やイベントの制限に加えて、企業の出勤者の７割削減も引き続き呼びかけられている。

前回の緊急事態宣言に続いて、今回も多くのビジネスマンは自宅作業やＷｅｂ会議への参加で、なんとかテレワークをこなしてきたはずだ。今後もテレワークの流れが後退することはない。今のうちにさらに習熟しておかないと、世の中に取り残されてしまうかもしれない。

全社員を対象にテレワークを推奨しているソフトウェア開発会社「アステリア」社長の平野洋一郎氏はこう語る。

「当社は今後、無期限でテレワークを継続します。企業がテレワークを推進するには、まず経営者や管理職が率先してテレワークを実践すること。同時に出社が必要な理由をなくしていく。会議が必要というなら、ビジネスチャットで代用できないかを検討する。そのために必要となるテレワーク環境の整備費用は会社側が負担するべきでしょう」

従業員側にも工夫できることはある。快適なテレワーク環境を自分で整えるために知っておきたい場所やサービス、グッズをこれから紹介していこう。

自宅でも会社でもない　「第三の場所」を用意する

テレワークに移行すると、メンタルの切り替えができず、ストレスを感じる人も多い。全社員がテレワークの「シックス・アパート」広報で、『リモートワーク大全』著者の壽(ことぶき)かおり氏が言う。

「同僚と雑談を挟みながら仕事をする職場から、一人で黙々と作業をする環境に変わり、孤独感からうつ状態に陥る人も多いようです。自宅で行き詰まるようなら、人と作業環境を共有できるコワーキングスペースを活用してみてはいかがでしょうか。作業効率が上がるだけでなく、通っているうちに顔見知りが増え、会話を交わすようになって孤独を感じなくなるという効果もあります」

たまにしか利用しないのであれば、コスパを考慮して月額制ではなく、使用した分だけ払う従量課金プランを選ぼう。

カラオケボックスや漫画喫茶、最近よく駅構内で見かけるボックス型個室オフィスを活用するという手もある。これらの施設は立地がいい上、個室が使えて通信環境も整っているので、Web会議にも適している。

自宅に家族がいて、テレワークが困難な人もいるだろう。自宅を離れることでストレスを軽減し、生産性や業務効率を向上させられるはずだ。

「平日昼間はフリードリンクの付いたテレワークプランを用意していますが、会社員の利用が増えました。ただ、Web会議が終わったからといって、このプランではカラオケはできないので、注意してください」（都内のカラオケ店店員）

Web会議を快適にする最新ITグッズ＆サービス

対面での会話が制限されているため、オンラインで社内外の人間と話をする機会が激増している。Web会議に参加するにはカメラの付いたパソコンやタブレットが必要だが、会社支給のパソコンに付いていないこともある。

企業によってはテレワーク環境を整備するために手当を支給しており、こうしたおカネで便利なグッズを購入しよう。ヘッドホンとマイクがセットになったヘッドセットや高画質のWebカメラ、高品質マイクを導入するだけで、Web会議はぐっと快適になる。

残念ながら手当が出ない場合は、自前のスマホを活用して、Web会議に参加するという方法もある。

「スマホの音質やスピーカー機能は非常に優秀です。最近のものはカメラの性能もよく、ネット環境が良好なら映像も問題ありません」（前出・壽氏）

ただし、画面が小さいため、資料などの共有には不向きなので注意が必要だ。

次に作業効率のアップにつながるグッズを紹介しよう。これまで会社では「紙」を使っていた業務も、テレワークではPDFファイルなどのデジタルデータを扱わなければならない。ノートパソコン上にPDFファイルと業務システムなどを同時に開いたとき、画面が狭くてやりにくいと感じたことはないだろうか。

そんなときはパソコンにもう一つモニターを用意すれば、問題は解決する。対応機種の「ディスプレイ」設定を行って接続すれば、作業領域が広がり、生産性が上がる。先に紹介したコワーキングスペースなどで作業する場合は、持ち運びができるモバイルモニターが便利だ。

これでテレワークの環境が整ったが、顧客や同僚とWeb会議を行う際、どんなサービスを利用するかも問題となってくる。先方の指定するサービスに対応できなければ、いくらグッズを揃えても意味がない。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meet、Cisco Webex Meetingsといった、代表的なWeb会議サービスの名前は覚えておこう。

パソコンで参加するのであれば、ブラウザから直接ミーティングに参加できるサービスが多いが、使用できなかったり、トラブルが生じたりすることもある。あらかじめ専用アプリをインストールし、必要な設定を済ませておきたい。

専用アプリは公式サイトからダウンロードできるほか、App StoreやGoogle Playなどのアプリストアからスマホやタブレットにインストールすることも可能。相手からミーティングに招待されれば、ユーザー登録をしなくても参加できる。

Web会議では音声トラブルがつきものだ。自分の声と相手の声がきちんと聞こえるようにボリュームがコントロールされているか、参加する前に必ず音声チェックを済ませておこう。