ビジネスチャンスがグッと広がる！今さら聞けないExcel超基本

帳票や売り上げ、顧客管理などの情報をExcelで管理している会社は多い。もともと表計算アプリであるため、計算する時に使われるイメージだが、実は見積書や請求書などの清書用としてもよく使われる。

数字が苦手なサラリーマンが敬遠しがちなExcelだが、扱いに慣れれば、ビジネススキルはグッと向上する。

受け取った相手も見やすい「請求書」の作り方

まずは、Excelの見た目を整える方法を覚えよう。例として、Excelで「請求書」を作成する方法を説明する。

一つ目のポイントは、Ａ列と１行目にデータを入力しないこと。情報を整理する目的でExcelの表を作るのであればA1のセルから入力してもいいが、請求書のように誰かに渡す書類を作成したいのであれば、周囲に余白を作ったほうが圧倒的に見やすくなる。

次に気をつけるべきは、日付の表示や文字揃えなど、文字の見え方に関する部分。とくに数字は、右揃えにするのがおすすめだ。中央揃えだと、「10000」と「100000」などの違いがわかりにくいが、右揃えにすると桁の違いがすぐ見分けられる。金額を示す場合、「100,000」といったようにコンマで区切る書式に設定しておくと、さらに見やすくなる。

電話番号や商品番号など「0」から始まる数字を入力する場合は、その数字を「文字列」として認識させる必要があることも覚えておきたい。「0」を入力する前に「 ’」（アポストロフィー）を追加すれば、その数字が文字列として認識される。

ちょっとした工夫で文字や数字が見やすくなる

情報を入力したら、余白を多めにとるようにセルの高さや幅を調整しよう。文字や情報の周りに余白があると、読みやすくなる。

項目名や表タイトルなど目立たせたい箇所は、フォントを変えたり背景色をつけたりしておくといい。ただし、背景色に濃い色を設定すると文字が見えにくくなる。文字色を白にするか、背景は薄い色にしておこう。ひとつの表に複数の色を使うときには、配色を考慮するのも有効だ。もし色の相性がわからない場合は、配色パターンをまとめているサイトを参考にするという方法もある。

なお、見た目を整えるため、セルの高さや幅を揃えたうえで、「セルの結合」を使って表を作成する人がいる。この方法を使えば、たしかにExcelとは思えない美しいデザインになるが、セルを結合するとデータのコピー＆ペーストがうまくできないため、情報の共有や利活用が難しくなる。見た目を優先しすぎて、実用性を損なう方法なので、あまりおすすめしない。

ショートカットキーで素早く入力できる

次に、データを効率よく入力していく方法について見ていこう。

まず覚えておきたいのが、ショートカットキーの活用だ。ショートカットキーとは、いくつかのキーを同時に押して入力することで、特定の機能を呼び出したり、現在の日付や日時などを簡単に入力したりできる機能のこと。

たとえば、ファイルの上書き保存は「Ctrl＋S」、セルに枠線をつけるには「Ctrl＋Shift＋6」というショートカットキーを使う。

もうひとつ、「Ctrl+矢印キー」も覚えておこう。データの先頭や末尾などに瞬時に移動できるショートカットキーだ。これが使えるようになれば、マウスで操作することが減り、作業の効率がアップする。

日付や連番などを一気に入力したいときは「オートフィル機能」を使おう。たとえば「1」「2」「3」と連続する数字を選択した上でオートフィル機能を使えば、あとはドラッグするだけでどこまでも連番が入力できる。これは文字列でも使える機能で、たとえば「日」「月」「火」と入力してドラッグすれば、自動的に「水」「木」「金」……と曜日が続けて入力される。

また、セルに表示されているデータの表示形式を整える方法も覚えておくと便利だ。たとえば、経理で使う表を作る場合、マイナスの表記は「▲」、数字の前には「￥」を入れたいし、割合を表示する場合「●％」といった表記にしたい。これらは文字列として入力することもできるが、そうすると数字として扱われなくなり、あとで計算したい時などに困ったことになる。

こういう場合は、セルには「数字」を入力し、表示形式を変更する。よく使う表示形式はショートカットも用意されているが、細かくカスタマイズしたいときは「セルの書式設定」→「表示形式」→「ユーザー定義」から設定可能だ。この方法を覚えておけば、会社独自の形式がある場合にも対応できる。

関数を使えば、面倒な作業が不要に

セルに入力されている情報が数字であれば、数式や関数などが使える。たとえば全体の合計を知りたいのであれば「SUM」関数、平均値を知りたいなら「AVERAGE」関数などを使う。セルの数を数える「COUNT」関数や、空白以外のセルの数を数える「COUNTA」関数なども覚えておくと便利だ。

Excelにはさまざまな関数が用意されている。「数式リボン」にある「ｆｘ」ボタンをクリックすると、関数の一覧が表示される。ほかにもビジネスで便利に使えそうな関数があるので、時間があるときに試してみよう。

実践編１「売上票」を作ってみよう

「様」や「ふりがな」を自動入力

「顧客名簿」などデータベースとしてExcelを使う場合は、文字列をうまく活用しよう。

たとえば、入力されている氏名に「様」を追加する場合にも、「セルの書式設定」の「表示形式」を活用する。これは「売上票」で説明した技の応用だ。入力されている文字の末尾などに任意の文字を追加して表示できる。

Excelには入力した漢字のふりがなを表示する機能がある。たとえば、セルに氏名を入力し、そのセルを選んでホーム画面から「ア亜」のアイコンをクリックすれば、自動で表示される。この場合、入力したときの文字がふりがなとして表示されるので、実際の読みと異なる場合もある。その場合は「ふりがなの編集」から修正すれば問題ない。

顧客のデータを会社名や住所別に並べ替えたい場合は、「並べ替えとフィルター」をクリックしよう。このとき、並び替える前に通し番号をつけておくと、元の並びに戻したいときに便利だ。

なお、途中でデータが欠損していたりすると、並び替えを行ってもうまくいかず、最悪の場合、データを壊してしまうこともある。それを避けるために、任意のデータだけを表示させるフィルター機能を使おう。必要に応じて表示する内容を変えられるので、顧客名簿がうまく活用できるはずだ。

実践編２「顧客名簿」を作ってみよう

『FRIDAY』2021年４月16日号より