毎日定時に帰ってるサラリーマンが使うパソコン時短テク

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これまで料理、家事などの世界での最強キーワードだった「時短」という言葉が、働き方改革の波に洗われるオフィスにまで進出してきている。書店のビジネス書コーナーに行くと、「超速」「最速」から「爆速」まで、仕事をいかに効率的に短時間で済ませるかの「時短」仕事術の本が棚いっぱいに並んでいるのだ。

仕事の早い人は、ほとんどマウスを使わず、ショートカットキーを多用する 写真:アフロ

中でも目立つのが、パソコン仕事の時短術に関する書籍。そこで代表的な書籍から、IT系の人には当たり前のことかもしれないけれど、そこまでPCを使いこなせていないアナログ系仕事人にとっては「目からウロコ」が落ちる技をピックアップして紹介。これで明日から定時に帰れる!?

目からウロコ術1 デキるサラリーマンはPCをカスタマイズしている!?

会社のPCを、支給されたままの状態で使っていないだろうか? 実は、月100万クリックを稼ぐブロガーも超有名企業の経営者も、仕事の「時短」を実現している人は、PCを使いやすくカスタマイズしているのだ!

「カスタマイズって、おすすめ便利アプリをなんかをインストールさせるんでしょ。もうそれが面倒くさい」と思うかもしれない。ところが、そもそも「時短」成功者たちは、面倒くさいのが大嫌いだからこそ、最初の1回だけ頑張って「カスタマイズ」してしまうらしい。つまり、1回やったら後は楽チンということ。当然、新しいアプリをインストールする必要もなし!

そこで、自分が使いやすいようにPCをカスタマイズし、PCの動作スピードをアップする技を紹介。必要なアプリを使う以外、PCの中身を見ることがないという人は、今すぐPCを開きながらカスタマイズしてしまおう!

よく使うアプリをタスクバーに登録する

アプリを起動する時に、いちいちスタートメニューから開いている人は要注意! アプリを画面下のタスクバーに登録しておけば、「メニューを開く」→「アプリを探す」→「クリックする」という3ステップを1/3に短縮し、クリック1発で起動させられるようになる。

スタートメニューにあるアプリのアイコンを右クリックして「その他」→「タスクバーにピン留めする(Windows7の場合は「タスクバーに表示する」)」をクリック

タスクバーには、現在使用しているアプリケーションのアイコンが表示される。ピン留めしていないアプリは、終了させるとタスクバーからアイコンが消失してしまう。

タスクバーにアプリが表示されたら、準備完了。また、タスクバーのアプリは、左から順番に数字が割り当てられ、ウィンドウズキーと組み合わせることで、マウスを使わずにアプリを起動させることができるのだ! この「ショートカットキー」を覚えれば、さらにスピードアップ!

ウィンドウズキー+数字

キーボードの反応速度を速くする

工場出荷時のPCは通常、キーを押してから文字が表示されるまでの待ち時間が、長く設定されている。すると、自分が頭に浮かんだ文章を打ちこむスピードよりも、実際に画面に表示されるスピードが遅いため、正しく文字が入力されなかったり、変換ミスが多発したりして、結果的にパフォーマンスが下がってしまう。

そこで「文字が表示されるまでの時間を短く」、「同じキーを押しっぱなしにしたときの表示間隔を速くする」設定をしよう。

STEP1 「コントロールパネル」から「キーボード」を選択し、「キーボードのプロパティ」を開く

STEP2 「表示までの待ち時間」、「表示間隔」のスライダーを、右端(最速)に移動し、「OK」ボタンを押す

サウンドオフ

意外な盲点になっているPCの「音」。通知や警告、エラーなど、イベントごとに設定されたサウンドが再生されるので、音を聴いただけでPCに起きたことがわかる反面、サウンドファイルはサイズが大きいため、システムへ余計な負荷がかかる。オフに設定しておけば、起動までの時間やデータ処理の時間が短縮できるうえ、静かな環境で仕事がはかどるという利点も。

STEP1 検索ボックスに「コントロール」と入力し、コントロールパネルを開く

STEP2 「ハードウェアとサウンド」→「サウンド」→「システムが出す音の変更」をクリック

STEP3 「サウンド設定」で「サウンドなし」を選ぶと、すべての音がオフになる

PCの「ゴミ」をきれいにして、パフォーマンスを向上させる

同じPCを長期間使い続けていると、アプリの起動に時間がかかったり、なぜか途中で動かなくなったりする。原因は、不要な「ゴミデータ」。早速「ディスククリーンアップ」でゴミデータを取り除いて、PCの動きを回復させてみよう!

STEP1 スタート→PC→ローカルディスクを右クリック

STEP2 「プロパティ」右ダイアログ中央の「ディスクのクリーンアップ」を選択

STEP3 「削除するファイル」欄から、削除するファイルを選びチェックを入れる

目からウロコ術2 文書作成が早い人は「変換」が超速!?

キーボードの操作に不慣れではないのに、なぜスピードに違いがでるのだろうか? 「時短」技の達人によると、文字入力でなによりもネックになるのが「変換する文字を探す時間」だ。

そこで活用したいのが「単語登録」。業界の専門用語や人の名前、「いつもお世話になっています」などの短い定型文まで、よく使う単語は辞書登録して、覚えやすいキーワードですぐに呼び出せるようにカスタマイズしておこう。

単語登録

STEP1 タスクバーのMicrosoft IMEのアイコン(「あ」「ア」「A」など、現在使用している入力文字が表示されている)を右クリック→「単語の登録」をクリック

STEP2 「単語」と「よみ」を入力し、該当する「品詞」をクリックして「登録」

登録された単語は、「ユーザー辞書ツール」で確認できる

ワンタッチで一発変換

もう1つ覚えておきたいのが、ひらがなやカタカナ、英数字の変換が1発でできる「Fキー」。Microsoft IMEを使っている人は、覚えておくと便利だ。

全角ひらがな変換 F6

全角カタカナ変換 F7

半角カタカナ変換 F8

全角英数変換   F9  押す度に「小文字」→「大文字」→「先頭のみ大文字」変換

半角英数変換   F10  押す度に「小文字」→「大文字」→「先頭のみ大文字」変換

マウスなしで直前の誤変換を修正する

急いで長文を打ち込む時など特に、うっかり誤変換のまま確定キーを押してしまい、心の中で舌打ちしつつ削除→再入力という作業を繰り返していないだろうか? これ、確定直後であればマウスを使うことなく瞬時に修正することができる。
Ctrl+Backspace(確定直後のみ有効)

目からウロコ術3 仕事が早い人はマウスを使わない!?

そもそもカーソル操作はマウス(またはトラックパット)が当たり前だと思っていないだろうか? 実はPCには、マウスを使わずにキーボード入力で同じ機能を使うことができる「ショートカット」が備わっている。

例えばデータ保存の際、マウスで「メニューバー」→「クリックして保存」を選んで操作すると、キーボードから手が離れる時間が長く、頻繁に保存しているとロスが大きい。だからといって、「時短」のためにすべてのデータを入力し終えるまで保存しないのは、PCトラブルが起きた場合に1から作業のやり直しになるなど、さらなるロスを生むだけ。でも「ショートカット」を覚えておけば、キーボードから手を離す時間が短縮され、さらにデータの安全も確保できる。

PC仕事術の究極のスピードアップの秘訣は、マウスレス! さっそく今から、使ってみよう。

テキスト入力とファイル操作のショートカット

デスクトップウィンドウだけでなく、メモ帳やOffice (Word、Excel、PowerPoint)でも使える汎用性の高いものなので、覚えておくと文書作成スピードが格段に上がる。

全選択   Ctrl+A

追加選択 Ctrl+Shift

コピー   Ctrl+C

ペースト Ctrl+V

切り取り Ctrl+X

元に戻す Ctrl+Z

検索  Ctrl+F

置換 Ctrl+G

ファイルを保存  Ctrl+S

新規ファイルを作成 Ctrl+N

ファイルを開く Ctrl+O

プリントアウト Ctrl+P

カーソル移動系のショートカット

カーソルを文頭に移動       Home(Fn+←)+Ctrl

カーソルを行頭に移動       Home(Fn+←)

カーソルを行末に移動       End(Fn+→)

カーソルを文末に移動       End(Fn+→)+Ctrl

文字の選択          Shift+← or →

複数行の選択       Shift+↑ or ↓

行頭から行末まで選択       Shift++End(Fn+→)

カーソルから文末まで選択  Shift++Ctrl+End(Fn+→)

*Homeボタンは「Fn+←」、Endボタンは「Fn+→」で代用可能

キーボードで右クリック操作

 Shift+F10

 

今の時代、会社や学校でPCを使うのは当たり前。ところが、一通り操作方法を教えられたら「後は自分で覚えろ」という状況で、PC作業の効率化なんて考えたこともないという人が多いだろう。

PCをより使いやすくカスタマイズし、より速く使いこなすことできれば、作業時間の短縮に繋がり、大量の仕事を効率良くさばくことが可能になる。紹介した技を身につけ、あなたも定時退社を目指そう!

 

参考文献

『ここで差がつく! 仕事がデキる人の最速パソコン仕事術』戸田寛著/インプレス

『効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術』ヨス著/KADOKAWA

『爆速パソコン仕事術[完全版]』岡田充弘/ソシム

 

※紹介した機能やショートカットは、Windows7/8/8.1/10が対象。OSのバージョンによって、一部メニューの表記が違う場合があります ※日本語入力ソフトは、Microsoft IMEが対象 ※使用するPCによって表示が違う場合あります

  • 取材・文中村美奈子

    ライター。静岡県出身。ゲーム雑誌&書籍の編集ライターを経て、アニメ・漫画・映画ライターに。声優、アニメ監督、漫画家へのインタビュー記事をメインに執筆活動。

  • 写真(1枚目)アフロ

Photo Gallary4

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